Menyusun Sistem Informasi Akademik

Menyusun Administrasi Sistem Informasi Akademik

Menggunakan Microsoft Project

 

Sebelum kita membuat database mengenai sistem informasi akademik, kita perlu mempersiapkan beberapa hal, salah satunya adalah proses perencanaan. Perencanaan adalah membuat semua rencana yang berkaitan dengan proyek sistem informasi. Salah satu aplikasi yang digunakan untuk membuat perencanaan ini adalah dengan menggunakan Microsoft Project.  Microsoft Project merupakan software administrasi proyek yang digunakan untuk melakukan perencanaan, pengelolaan, pengawasan dan pelaporan data dari suatu proyek. Kemudahan penggunaan dan keleluasaan lembar kerja serta cakupan unsur-unsur proyek menjadikan software ini sangat mendukung proses administrasi sebuah proyek. Berikut langkah-langkahnya :

 

1. Buka Microsoft Project yang kita gunakan untuk menyusun project.

 

2. Masuk dalam menu Project kemudian Project Information

 

3. Pada Project Information masukkan tanggal dimulai project, lalu klik Ok

 

4. Kemudian masuk ke menu File

 

5. Pada menu file pilih sub menu Info dan pilih Project Information lalu klik Advanced Properties

 

6. Pada project properties masuk kedalam Summary. Silahkan masuukan keterangan terkait dengan project yang kita buat.

Title : Nama Project

Subject : Penjelasan title

Author : Pemilik Proyek

Manager : Orang yang bertanggung jawab yang menyelesaikan proyek

Company : Perusahaan milik Manager

Kemudian, Klik Ok

 

7. Masukkan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan

 

8. Kemudian, bedakan antara Summary Text : Pekerjaan utama yang dilakukan, Sub-Summary Task : Pekerjaan yang dilakukan dalam Summary Text (Detail Informasi). Atur dengan cara mem-blok Summary dan Sub-Summary Task yang dalam satu kegiatan lalu klik Indent Task

 

9. Selanjutnya atur durasi dari tanggal mulai sampai tanggal berakhirnya proyek

 

10. Setelah selesai maka Gantt Chart akan muncul dengan sendirinya

 

11. Kemudian isi Predecessors, pada Predecessors kita dapat memasukkan Lag Time dan Lead Time. Pekerjaan akan kita lakukan lebih dari selang waktu yang kita tentukan.

 

12. Kita juga bisa mengatur jadwal bekerja, kita bisa mengatur berapa lama waktu untuk sehari kerja, apa ada jam lembur. Klik pada Project kemudian pilih Change Working Time

 

 

13. Kita bisa mengatur dengan 3 pilihan yang ada.

 

14. Kemudian masuk dalam Work Week lalu Details untuk mengatur waktu dalam sehari bekerja

 

15. Kita juga bisa mengatur untuk sistem tanpa libur atau membuat jadwal hari bekerja. Caranya masuk ke dalam Details kemudian pilih Set day(s) to theses specific working time.

 

16. Masukkan sumber daya yang kita butuhkan. Masuk pada menu View lalu klik Resource Sheet

 

17. Maka akan mucul tampilan seperti berikut

 

18. Kemudian isi :

Resource name : Nama sumber daya yang dimiliki

Type : tipe pekerjaan

Material label : Satuan dari resource name

Max. Unit : Menunjukkan prosentase unit yang dapat digunakan (Bila lebih dari 1 bisa dituliskan 200% yang berarti 2 orang)

Std. Rate : Upah pegwai perjam atau harga material yang dibutuhkan

Ovt. Rate : Biaya lembur /Biaya tambahan yang dikeluarkan

Cost/Use : Menunjukkan bahwa pekerjaan tersebut tidak berdasarkan perjam. Tetapi, pada saat menyelesaikan pekerjaan langsung akan dibayarkan(Sistem Borongan).

Accure : Menunjukkan sistem pembayaran

Start : Pembayaran dilakukan saat proyek belum berjalan

Prorated : Pembayaran dilakukan berdasarkan prosentase kerja

End : Pembayaran dilakukan saat proyek sudah selesai

Base : Menunjukkan kalender yang kita gunakan

Selanjutnya kita pilih View, Klik Gantt Chart

 

19. Kemudian kita pilih Sumber yang digunakan untuk melakukan tahapan perkerjaan tersebut.

20. Selanjutnya kita pilih Project , klik Set Baseline. Menunjukkan bahwa kita akan mengatur (setting) data pekerjaan sebagai dasar pekerjaan proyek

 

21. Kita atue “Set Baseline”, kemudian kita klik Entire Project untuk semua data perkeraan. Kemudia klik Ok

 

22. Karena Microsoft tidak bisa meng-update secara real-time tentang proses yang sudah kita lakukan. Kita bisa memasukkan secara manual, Klik Project, lalu Klik Update Project

 

23. Maka akan muncul tampilan seperti berikut.

 

24. Kemudian kita pilih View , klik Tables lalu masuk ke Cost. Cost menunjukkan biaya yang akan kita keluarkan

 

25. Maka, akan muncul tampilan seperti berikut

 

26. Untuk mengetahui total biaya yang kita keluarkan. Kita bisa melihat dengan cara klik Report, kemudian Cost. Selanjutnya klik Earned Value Report

 

27. Maka akan muncul tampilan seperti ini. ACWP merupakan Biaya yang kita keluarkan. Sedangkan BCWP adalah biaya yang kita siapkan.

 

28. Selesai

 

Untuk SoftFile dari Microsoft Project saya tersebut bisa didownload di
Planning Microsoft Project : Sistem Informasi Akademik

 

Untuk Sistem Database yang telah saya buat silahkan kunjungi
 Membuat Database Sistem Informasi Akademik